Toen het archief nog grotendeels uit papier bestond, kon het aantrekkelijk zijn om dit buitenshuis op te slaan. Het archief kon immers behoorlijk wat ruimte innemen en vierkante meters waren en zijn duur. Nu een archief op een paar harde schijven past, lijkt de vraag minder relevant.

Waarom extern?

Toch geldt ook nu nog dat het verstandig is om een archief extern op te slaan. Data die buiten de eigen infrastructuur worden opgeslagen, zijn namelijk veilig voor eventuele calamiteiten in de eigen omgeving. Heel veel kleinere bedrijven en organisaties hebben daarnaast moeite om hun digitale archief goed te beheren. Ze willen geen grote en dure storage omgeving, die om onderhoud vraagt. Dat besteden ze liever uit aan een betrouwbare externe partij, waar de data veilig en conform de wettelijke regels zijn opgeslagen.

Digitaliseren

Archiefdiensten hebben zo nog altijd een bestaansrecht. Sterker nog: bij veel van deze organisaties kun je je ‘oude’ papieren archief afgeven, waarna de archiefdienst het digitaliseert. Eenmaal gedigitaliseerd kun je zo’n archief extern opslaan – en dat is zeker raadzaam – en een kopie van het archief gewoon intern bewaren. Zo kun je toch altijd snel een beroep doen op het eigen archief. Het archief dus op twee locaties.

Voordelen

Daarnaast biedt het digitale archief via de archiefdienst een aantal interessante mogelijkheden. Zoeken bijvoorbeeld. Vergelijk het zoeken in een digitaal archief eens met het zoeken in grote stapels papieren archief. Dat vereist wel een goede wijze van opslag, met een duidelijke afscherming van de eigen data ten opzichte van data van andere klanten van de archiefdienst. Je wilt niet dat data vermengd worden. Een archiefdienst kan bij het digitaliseren metadata toevoegen, zodat zoeken nog makkelijker wordt.

Conclusie

De archiefdienst heeft ook in deze digitale tijd dus duidelijk een bestaansrecht. Het digitaliseren van een archief of het behouden van een digitaal archief als dat al aangemaakt is, biedt veel voordelen ten opzichte van de oude papieren archieven. En het is noodzakelijk dat voor het digitaal archiveren goede hard- en software wordt gebruikt. Dan wordt het ook voor kleinere bedrijven en instellingen een betaalbare en zinvolle zaak.

Comex kan uiteraard adviseren bij de keuze voor het juiste systeem. Meer weten? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op. We vertellen graag meer over onze diensten en producten.