Bespaar ruimte en geld met de juiste opslag!

In de branche van vervoer en logistiek worden veel verschillende documenten gebruikt. Digitale documenten, maar ook allerlei bonnen, vrachtbrieven, facturen bijvoorbeeld. Die hoeveelheid loopt enorm op, zeker nu we steeds meer online bestellen en meer pakjes bezorgd worden. Elk pakje heeft een eigen vrachtbrief. Elke vrachtwagen heeft een laadlijst. Al die bestanden moeten een aantal jaren bewaard worden en voor de fiscus zelfs zeven jaar en soms nog langer. De bestanden moeten ook weer geback-upt worden. Ga er maar aan staan.

Digitaal vs papier

De logistieke branche gaat steeds meer digitaal werken: er is een ware digitaliseringsslag gaande. Dat betekent steeds meer digitale documenten die bewaard en geback-upt moeten worden. De grotere bedrijven hebben die slag reeds gemaakt. Maar in de onderaanbesteding naar kleinere partijen wordt van een bestand toch weer een papieren uitdraai gemaakt. Op relatief veel plaatsen is zo nog geen sprake van digitale uitwisseling.

Primaire storage gebruiken?

Al die digitale bestanden, groot en klein, vragen de nodige opslag- en back-upruimte. Het gaat om veel pdf’s, maar in sommige gevallen ook om filmopnamen. Vaak wordt de ‘normale’ aanwezige storage gebruikt, maar dat is ongunstig. Immers: de primaire storage groeit maar door. Deze manier van opslaan is duur, vreet energie, moet voortdurend worden uitgebreid en vergt het nodige onderhoud. Het is beter om een scheiding te maken tussen actieve data, waarmee regelmatig wordt gewerkt, en data die naar het archief kunnen.

Besparen!

Zo bespaar je veel primaire opslagruimte. Toegegeven: het vraagt een investering in archiefopslagruimte, maar die is veel goedkoper, ook op de lange termijn. De besparing zit ook in back-uptijd en softwarelicenties. Maar een vrachtbrief die eenmaal is vastgelegd, mag niet meer gewijzigd worden. Daarom hoeft ie ook niet elke dag opnieuw geback-upt te worden. Zo kun je je storage op de juiste manier inrichten, met de nodige besparingen (qua ruimte en geld!) als gevolg.