De overheid digitaliseert: dit zijn aandachtspunten!

De overheid is aan het digitaliseren en dat is op zich een goede ontwikkeling. Waar voorheen briefwisseling zorgvuldig werd bewaard, geldt dat in toenemende mate ook voor e-mailverkeer. De inhoud van e-mails kan betrekking hebben op een bepaald dossier of project en er bestaan verschillende bewaarplichten. Tot zover niets nieuws onder de zon: alles wat binnen en met een overheid wordt gecommuniceerd valt binnen bepaalde regels.

Dit jaar op orde!

Waar vaak (nog) niet op gelet is, is dat mailverkeer dat onder een bepaalde zaak valt, ook gearchiveerd moet worden. In het Rijksprogramma staat grof gezegd dat alle overheden in 2021 de e-mailarchivering op orde moeten hebben. Er moeten een procedure en concept klaar en ingericht zijn voor het eind van het jaar. Dat betekent voor veel overheden nogal wat. Hoe bouw je een digitale structuur op om goed met e-mail om te gaan? Het vraagt om goede software om dat verkeer goed te verwerken en niet alles op een grote hoop gooit. Dit moet in het zaakgerichte proces geïntegreerd worden. Je moet mogelijkheden hebben om mail te klassificeren, door e-mails te voorzien van verschillende bewaartijden omdat ze een bepaalde inhoud hebben. En dan moet het ook nog conform de AVG bewaard worden. Dit kan organisatorisch en softwarematig allemaal geregeld worden.

Aandacht voor hardware

Punt van aandacht is daarnaast dat mails zodanig bewaard worden, dat ze er over vijf of zelfs dertig jaar ook nog zijn. En je moet kunnen aantonen dat je dat goed hebt gedaan. Daar heb je wel de juiste hardware voor nodig en Silent Bricks zijn daarvoor de aangewezen hardware. Je kunt met Silent Bricks ook een klein deelarchief, zoals dat in veel gemeentes zal ontstaan, heel eenvoudig en logisch opbouwen. En met weinig inspanning. Mail van een bepaalde datum en ouder kunnen prima op deze manier worden opgeslagen en zijn dan automatisch gearchiveerd. Hardwarematig is de opslag van het mailarchief dan zó geregeld dat het aan alle wettelijke eisen voldoet. In veel mailprogamma’s kun je aangeven waar je je mailarchief wil opslaan, dat kan zelfs per map of dossier. Eenvoudig en veilig (want WORM) geregeld.

Meer weten?

Informeer naar wat we voor u kunnen betekenen! We leggen het met plezier uit.