Waarom archiveren een goed idee is

Archiveren kan verschillende grondslagen hebben. Het kan zijn dat je graag wíl archiveren, zoals een museum of bibliotheek doet. Of er wordt gearchiveerd omdat het móet, omdat je de overheid bent of omdat je documenten voor een bepaalde tijd moet bewaren. Dus archiveren omdat je wil, of omdat je moet.

Altijd voordeel!

Wat je motivatie ook is, geld kost het altijd. Als je wil archiveren is de bereidheid om de portemonnee te trekken wat groter dan in het geval van moeten. Maar ook in het geval van moeten archiveren kun je van de voordelen genieten. Als je goed archiveert kun je allerlei zaken terugvinden. Wat is de bestelhistorie van een bepaalde klant en wat heeft hij toen betaald? Van die dingen. Data is een waardevolle bron.

Doe het wel goed

De volgende vraag is dan: hoe bewaar je het goed? Duur wordt het pas als je het niet goed bewaart. Als je mail in je exchangeserver laat zitten of documenten die je weinig gebruikt op de snelle, dure opslag laat staan, neemt het onnodig ruimte in. Elke keer wordt het opnieuw geback-upt en gemigreerd bij nieuwe hardware. Allemaal onnodige kosten. Maar als je je statische data in een archief plaats, maak je gebruik van een langzamere, maar goedkopere storage. Je primaire, dure storage wordt kleiner en goedkoper en vraagt minder onderhoud. Dat is dubbele winst en de besparing is dan ook meestal groter dan de kosten van het archief.

Archiveer je e-mail!

Om nog even terug te komen op e-mailarchivering: dat wordt meer en meer actueel. Veel mailboxen puilen uit en nemen veel ruimte in beslag. Daar komt nog bij dat overheden verplicht worden om de data uit mails te bewaren. Dat moet je dus goed archiveren. De opslagcapaciteit van een mailserver is niet zo groot, maar vraagt wel om een krachtige processor. Overvolle mailboxen vertragen het systeem, dus door te investeren in archivering voor mail, bespaar je niet alleen op dure, primaire opslag maar ook op kracht van je processor.