SMS, mail en WhatsApp: archiveren moet!

Minister-president Mark Rutte had het er de afgelopen maanden maar moeilijk mee. De afgelopen jaren (en wie weet hoeveel langer) maakte hij zelf een keuze in welke SMS-berichten bewaard moesten worden en welke niet. Begin oktober werd duidelijk dat het anders had gemoeten In deze blog gaan we er dieper op in.

Rutte ging eerder in ieder geval voorbij aan de handreiking van de Rijksoverheid over het bewaren van chatberichten. Daarin staat precies welke berichten moeten worden bewaard. De gangbare vragen zijn: is het privé of is het zakelijk? Heeft het bericht betrekking op het politiek bestuur? En is het bericht wellicht al ergens anders bewaard? Afhankelijk van de antwoorden op deze vragen is duidelijk dat een bericht ‘gewoon’ bewaard moet worden. De vraag over privé of zakelijk is ook heel duidelijk: eenduidiger kan het niet. SMS, e-mail, WhatsApp of welk digitaal dataverkeer dan ook: aan de hand van bovenstaande vragen moet het gewoon bewaard worden. Dat geldt ook voor Mark Rutte en hij werd daarom begin oktober teruggefloten door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

Wetten en regels

In een breder kader geldt dat voor het eind van het jaar de e-mailarchivering op orde moet zijn. E-mails met zakelijke of bestuurlijke informatie moeten gearchiveerd worden en ook hier gelden de regels en wetten. Bovendien zijn deze regels en wetten bepaald niet nieuw, maar toch worden ze zo af en toe met voeten betreden. Al eerder schreven we een blog over verdwenen SMS’jes van de Deense premier over de zombienertsen. In eigen land had vorig jaar de gemeente Almere wat uit te leggen. In Almere werden bestuurlijke mails van burgemeester en wethouders niet bewaard omdat dat te duur zou zijn. Zo verdween deze data over een periode van 13 jaar. Stel je voor dat je als ondernemer alle betaalde facturen weggooit, omdat opslag daarvan je pc langzamer maakt. De belastingdienst zou dat niet pikken en dat is logisch.

Goede infrastructuur nodig

Het is duidelijk: organisaties, bedrijven én overheden moeten op deze punten aan de regels voldoen. Dat vraagt om een goede data-infrastructuur. Voor verschillende communicatiesoorten, inhoud en wie aan de communicatie deelneemt gelden verschillende bewaartermijnen. Je moet de hardware, software en infrastructuur hebben om aan de wet te voldoen. Het argument ‘te duur’ of  ‘niet relevant’ geldt dan dus niet. De regels gelden ook voor mensen met een goedkope, ouderwetse telefoon. Overigens willen wij met alle plezier uitleggen hoe je deze data prima kunt archiveren op een veilige en betrouwbare manier. Neem gerust eens contact met ons op!