Het bestaat nog: enorme hallen vol papieren archiefdossiers. Onlangs waren we bij een dergelijke archiefdienst op bezoek en daar troffen we maar liefst 8 miljoen dossiermappen aan. Papier. Je zou menen dat tegenwoordig alles digitaal is, maar niets is minder waar. Zeker omdat het om archief gaat, dat vaak nauwelijks wordt aangesproken, blijft dit papieren archief in stand.

Scan-on-demand

Pas op het moment dat een klant een beroep doet op een van de archiefstukken, wordt dat zo nodig ingescand. Zo ontstaat een combinatie van papieren en digitaal archief. De archiefdienst beschikt over software om het archief te beheren. Is een archiefstuk digitaal beschikbaar? Dan is het eenvoudig op te roepen. Niet digitaal? Dan wordt het archiefstuk door een medewerker van de archiefdienst gedigitaliseerd: scan-on-demand. De klant merkt in feite weinig verschil in het opvragen van archiefstukken, alleen duurt het leveren van een analoog stuk iets langer omdat dat nu eenmaal ingescand moet worden.

Combinatie

Zo wordt het digitale en papieren archief gecombineerd en verschuift de balans langzaam maar zeker steeds meer in de richting van digitaal. Zo gauw een archiefstuk gedigitaliseerd is, kan de papieren versie na enige maanden vernietigd worden, tenzij het om erfgoedstukken gaat die historische waarde hebben. Het archief wordt steeds kleiner en vraagt steeds minder ruimte. De oude archiefdata zijn steeds sneller beschikbaar. Nieuwe archiefdata worden uiteraard direct digitaal weggeschreven.

Storage

Belangrijk is een goede storage van al deze digitale data. Silent Bricks maken het mogelijk om data goed te scheiden, zodat een organisatie altijd een eigen digitaal archief heeft bij de archiefdienst. Het is altijd goed om een eigen kopie-archief ter plekke te hebben en met een digitaal archief kan dat eenvoudig. Het voordeel is dat een archief ter plekke een snellere verbinding heeft. Nieuwe digitale archiefstukken worden door de archiefdienst toegevoegd en automatisch gekopieerd naar het kopie-archief.

Meer weten? Informeer eens naar de mogelijkheden! We vertellen er graag alles over.