Collectie Overijssel

Het duurzaam bewaren van digitaal en Het duurzaam bewaren van digitaal en gedigitaliseerd erfgoed

De uitdaging

In een tijdperk waarin digitale transformatie overal om ons heen plaatsvindt, stond Collectie Overijssel voor een belangrijke uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat een uitgebreid en groeiend archief, dat zowel fysieke als digitale elementen bevat, duurzaam en veilig bewaard blijft?

De instelling stond voor twee belangrijke vraagstukken. Allereerst moest het fysieke archief zorgvuldig gedigitaliseerd worden, waardoor deze unieke bronnen niet alleen bewaard bleven voor toekomstige generaties, maar ook gemakkelijker toegankelijk werden voor een breder publiek. Het tweede vraagstuk betrof de opslag van zowel de nieuw gedigitaliseerde als de originele digitale bestanden. Deze moesten op een manier worden opgeslagen die zowel de integriteit en authenticiteit waarborgde als toekomstbestendig was.

Met het oog op deze uitdagingen zocht Collectie Overijssel naar een duurzame opslagoplossing die betrouwbaar, veilig en in staat was om mee te groeien met de technologische ontwikkelingen.

Essentiële eisen

Bij het zoeken naar een geschikte oplossing voor hun dataopslaguitdaging, stelde Collectie Overijssel enkele cruciale criteria vast. Ten eerste was het van belang dat digitale bestanden niet muteerbaar zouden zijn, om zo de authenticiteit en integriteit van de historische gegevens te waarborgen. Daarnaast moest er een periode zijn waarin permanent te bewaren bestanden nog aangepast konden worden. Dit was vooral relevant tijdens het digitaliseringsproces, waarbij bestanden direct na creatie naar een permanente opslaglocatie werden overgebracht, maar later nog gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd moesten worden.

Een ander essentieel criterium was de mogelijkheid om de dataomgeving te spiegelen naar een tweede locatie, wat cruciaal is voor de bescherming tegen dataverlies en voor het garanderen van gegevensbeschikbaarheid, zelfs in geval van calamiteiten.

Een belangrijke keuze

Na een zorgvuldige evaluatie van verschillende opslagoplossingen koos Collectie Overijssel uiteindelijk voor de producten van FAST LTA. Deze beslissing was gebaseerd op meerdere factoren. De opslagsystematiek van FAST LTA bood de flexibiliteit die de instelling nodig had, met de mogelijkheid om de opslagcapaciteit eenvoudig uit te breiden naarmate hun data groeiden. Een andere doorslaggevende factor was de raadpleegsnelheid van het systeem. Ondanks zijn duurzame karakter, biedt het Silent Brick systeem snelle toegang tot de opgeslagen bestanden, wat essentieel is voor een archief dat regelmatig geraadpleegd wordt.

Daarnaast beschermt de fysieke airgap de data op het semi-statische archief, die nog bewerkt en gewijzigd kunnen worden, tegen hackers. Tot slot is het Silent Brick systeem zo onderhouds- en gebruiksvriendelijk, dat Collectie Overijssel na het inrichten van de systemen niet meer in de beheerinterface hoeft te zijn, zolang er geen wijziging van de storage-infrastructuur plaatsvindt. Dit vereenvoudigt het dagelijks archiefbeheer significant.

Implementatie

Op 18 april 2023 heeft Collectie Overijssel een belangrijke stap gezet in de richting van geavanceerd digitaal archiefbeheer. De installatie van twee Silent Brick storage systemen vond plaats. Deze systemen staan bij de eindconfiguratie elk op een andere locatie. Deze implementatie was een cruciaal onderdeel van hun strategie om een robuust, flexibele en toekomstbestendige opslagoplossing te bieden voor hun groeiende archief. Met een focus op veiligheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid, zijn deze systemen strategisch geplaatst op twee locaties om niet alleen gegevensbescherming te bieden, maar ook om continuïteit van de toegang tot de archieven te garanderen in geval van lokale storingen of calamiteiten.

Voordat deze twee systemen op de verschillende locaties geplaatst werden, vond de initiële datatransfer op beide systemen op dezelfde locatie plaats. Dit zodat er geen datatransfer van enorme omvang op een langzamere remote verbinding plaatsvindt. Zo zijn beide systemen op een snelle en efficiënte wijze klaar voor gebruik.

De twee systemen zijn na de initiële transfer zodanig verbonden, dat de opgeslagen data op beide systemen via replicatie aanwezig zijn. De systemen zijn vrijwel identiek, echter is er op de tweede locatie geen airgapped replica van het semi-statisch archief aanwezig.

Oplossing

Locatie 1 – het primaire opslagsysteem:

• 1x SB controller G5000

• 1x SB 2/3 TB SSD

• 1x SB 16/24 TB

• 1x SB 128/192 TB DS WORM

• 1x SB 32/64 TB DS WORM

Locatie 2 – de replicatie- en back-upsite:

• 1x SB controller G5000

• 1x SB 2/3 TB SSD

• 3x SB 16/24 TB

• 1x SB 128/192 TB DS WORM

• 1x SB 32/64 TB DS WORM

De eerste locatie dient als het hoofdsysteem voor de opslag van zowel het statische als semi-statische archief. De uitgebreide configuratie en air-gapped opslagmogelijkheden zorgen voor maximale veiligheid en flexibiliteit in het beheer van de archiefdata. Locatie twee fungeert als een replicatie- en back-upsite. Dit zorgt voor gegevensbescherming en continuïteit in geval van een calamiteit of storing op de primaire locatie.

Beide locaties beschikken over een SSD-stage van 2 TB netto, wat essentieel is voor het flexibel beheren van de stagetijd van bestanden voordat ze naar het WORM-gedeelte worden verplaatst. Dit biedt Collectie Overijssel de mogelijkheid om de opslag van bestanden aan te passen aan de behoeften van hun digitaliseringsprocessen.

Voordelen

• Uitval van schijven leidt niet tot dataverlies

• Storage eenvoudig uit te breiden

• Eenvoudige inrichting airgap back-up van semi-statische data binnen het systeem

• Inrichting van een quarantaineperiode bij opslag bestanden naar permanente opslag binnen het systeem

• Eenvoudige configuratie, gebruiksvriendelijke interface

Branche

• Provinciaal archief

Toepassingen

• MAIS-Flexis