Casestudy

manroland Goss web systems GmbH

De aanstaande updates en toenemende kosten van een extern gehost archiefsysteem resulteerden in de beslissing om het systeem in het interne datacenter onder te brengen. Begin 2019 werden de SAP-systemen overgezet naar een omgeving bĳ een nieuwe externe hostingpartĳ. Daarmee werd de basis gelegd voor een interne archiveringsoplossing. De keuze viel op het archiveringsysteem CLARC CONTENT SERVER FOR SAP. Hiervoor werd gebruikgemaakt van de fysieke opslagmedia van het Silent Brick System van FAST LTA met hardwarematige WORM-beveiliging.

“De operationele kosten zĳn ten opzichte van het extern gehoste systeem met circa 90 procent gedaald.”

Ivo Kvocic, manager Global IT Processes bĳ manroland Goss web systems GmbH

manroland Goss web systems kiest voor het Silent Brick System van FAST LTA:

90% lagere operationele kosten voor het SAP-archief

manroland Goss web systems GmbH behoort tot ’s werelds grootste leveranciers van vellenpersen voor offsetdruk. Het bedrijf heeft een hoofdkantoor in het Duitse Augsburg en vestigingen in Australië, Azië, Europa en Noord- en Zuid-Amerika. Ook deze internationaal actieve machinebouwer wordt voor steeds hogere eisen op het gebied van digitalisering gesteld, zeker als het gaat om de toegang tot documenten en de archivering ervan. Bij de insourcing van een tot voorheen extern gehost SAP- archief vertegenwoordigde de auditproof archivering van pakbonnen en facturen een belangrijk aspect. Samen met systeemspecialist CTO Balzuweit GmbH ging het concern op zoek naar een onwijzigbare oplossing voor de langdurige archivering van deze zakelijke documenten. De twee bedrijven kwamen uiteindelijk bij FAST LTA uit. Diens Silent Brick System sloot perfect aan op de zakelijke wensen en behoeften en was bovendien flexibel uitbreidbaar. De operationele kosten ten opzichte van het extern gehoste archiefsysteem daalden hierdoor met circa 90 procent, terwijl de flexibiliteit van de archiefprocessen ingrijpend werd verbeterd.

In 2018 fuseerden manroland web systems en Goss International tot manroland Goss web systems. Het bedrijf met circa duizend werknemers levert momenteel op wereldwijde schaal apparatuur voor offsetdruk en service voor de grafische sector. Zijn aanbod omvat de sterkst geautomatiseerde en productiefste vellenpersen voor offsetdruk ter wereld. manroland Goss web systems levert daarnaast vervangende onderdelen en uitgebreide service en ondersteuning via een wereldwijd netwerk. Voor de digitalisering van zijn bedrijfsprocessen maakt de organisatie al sinds 2004 gebruik van systemen van SAP. Aanvankelijk werden deze vooral ingezet voor financiële processen, controlling, inkoop, kwaliteitsbeheer en goederenontvangst. Later werden ze integraal aangepast om dienst te doen als oplossing voor magazijnbeheer en de ondersteuning van service- en productieprocessen. Het archiefsysteem van SAP voor documenten en technische tekeningen was bij een externe hostingpartij ondergebracht.

Van externe hosting naar in-house beheer

Aanstaande updates en de toenemende kosten van het vorige externe archiefsysteem resulteerden in de beslissing om het systeem onder te brengen in het interne datacenter. Ook het bestaande archiveringsconcept werd opnieuw onder de loep genomen. Een team bestaande uit Peter Brechtel, manager Global IT Infrastructure en Ivo Kvocic, manager Global IT Processes bij manroland Goss web systems en IT-adviesbureau CTO Balzuweit voerde een evaluatie uit waaruit bleek dat in-house beheer de beste oplossing was. In antwoord op de vraag “Moderniseren of overstappen op een nieuw archief?” kozen zij voor het laatste. Het nieuwe systeem ging namelijk gepaard met bijna dezelfde kosten, maar bood aanzienlijk meer voordelen, zoals een effectievere koppeling met SAP.

“De insourcing van ons archiefsysteem heeft bĳgedragen aan een forse reductie van de kosten en beheeroverhead.”

Peter Brechtel, leider Global IT Infrastructure bĳ manroland Goss web systems GmbH

Aan het begin van het project was het niet duidelijk hoeveel en welke documenten precies moesten worden overgezet. Dat kwam omdat het bestaande archief al meerdere jaren in gebruik was. Het bevatte documenten in allerlei soorten en maten uit verschillende bronnen. De ontwikkeling van een migratiestrategie vormde daarmee de belangrijkste uitdaging. Uiteindelijk werd vastgesteld dat er meer dan twee miljoen documenten bij de migratie betrokken zouden zijn. Daarnaast werden zo’n 455 verschillende SAP-objecten geïdentificeerd die aan documenttypen waren gekoppeld. Het archief had een omvang van circa twee terabyte.

Een nieuw, gestroomlijnd archief en door FAST LTA ontwikkelde archiveringshardware

Begin 2019 werden de SAP-systemen ondergebracht bij een nieuwe hostingprovider.

Dit gaf de aanzet tot in-house archivering. De keuze viel daarbij op de archiveringssoftware CLARC CONTENT SERVER FOR SAP. Deze krachtig presterende en auditproof archiefoplossing kon probleemloos in de bestaande SAP-omgeving worden geïntegreerd. Als fysiek opslagmedium werd gekozen voor het Silent Brick System van FAST LTA met hardwarematige write once

read many (WORM)-beveiliging geïmplementeerd. Daarnaast werd er een verbinding met de contentserver opgezet. IT-partner CTO Balzuweit had al enige van deze systemen bij zijn klanten geïntegreerd en raadde deze Duitse fabrikant aan vanwege zijn jarenlange positieve ervaringen en de eenvoudige integratie van diens oplossing met complexe archiefsystemen. Om optimale grip op zaken te bieden werd de CLARC CONTENT SERVER gehost op een virtuele server die met het Silent Brick System werd verbonden. Daarmee werd een basisinstallatie in het leven geroepen en konden de SAP-systemen direct met de archiefoplossing worden verbonden. Tegelijkertijd werden scanzones voor de digitalisering van documenten ingesteld. manroland Goss web systems beschikte namelijk over scanners uit diverse generaties die stuk voor stuk met het archiefsysteem moesten worden verbonden.

Een grotendeels zelfstandig uitgevoerde migratie en sterk vereenvoudigd beheer

CTO Balzuweit stelde een tool beschikbaar die het IT-team van manroland Goss in staat stelde om de migratie eigenhandig uit te voeren. De configuratie en eerste tests werden samen met de IT-partner uitgevoerd. Dit was nodig met het oog op de noodzaak van eventuele fijnafstelling van het systeem. Een speciale gids voorzag in een samenvatting van de belangrijkste aspecten van de migratie.

Door de migratie eigenhandig uit te voeren bespaarde manroland Goss de nodige advieskosten en had het de timing zelf in de hand. Het Silent Brick System werd in samenwerking met FAST LTA geïmplementeerd. Ook in dit geval verliep het installatieproces eenvoudig. Het systeem werd door manroland Goss en FAST LTA samen in productie genomen. “Dankzij de uitgebreide voorbereidingen konden we ons interne archiefsysteem snel inrichten. Daarmee beschikken we over een op maat toegesneden archiefoplossing. De bediening van het Silent Brick System verloopt vergeleken met het vorige systeem een stuk eenvoudiger”, zegt een tevreden Peter Brechtel. Met de Silent Bricks met hardwarematige WORM-beveiliging kunnen alle facturen en pakbonnen auditproof worden gearchiveerd. Er kan op elk gewenst moment toegang tot dit systeem worden verkregen via de archiveringssoftware. Voor de archivering staan datavolumes met een bruto opslagcapaciteit van 12 terabyte ter beschikking. Daarvan wordt momenteel 7 TB benut. De archiefgegevens die tot tien jaar bewaard moeten blijven zijn inmiddels naar dit nieuwe systeem gemigreerd. Dankzij het modulaire concept is het Silent Brick System vrijwel onbeperkt uitbreidbaar.

Uitdagingen

De aanstaande updates en toenemende kosten van een extern gehost archiefsysteem resulteerden in de beslissing om het systeem in het interne datacenter onder te brengen. Ook het archiveringsconcept werd opnieuw onder de loep genomen. Begin 2019 werden de SAP-systemen overgezet naar een omgeving bĳ een nieuwe externe hostingpartĳ. Daarmee werd de basis gelegd voor een interne archiveringsoplossing. De keuze viel op CLARC CONTENT SERVER FOR SAP, dat gebruikmaakte van fysieke opslagmedia van het Silent Brick System van FAST LTA met hardwarematige WORM-beveiliging.

Met het oog op disaster recovery is manroland Goss web systems GmbH van plan om de inhoud van de Silent Bricks te repliceren naar een ander datacenter in een andere brandsectie. De replicatie vindt dan automatisch vanuit het actieve systeem plaats. Daarnaast zullen er afzonderlijke Silent Bricks offline op een derde locatie worden opgeslagen om de beveiliging verder op te voeren. Een doorslaand succes en 90% minder kosten ”De insourcing van ons archiefsysteem heeft bijgedragen aan een forse reductie van de kosten en beheeroverhead”, zegt Peter Brechtel. Dankzij de automatische statusupdates vanuit het Silent Brick System hebben hij en zijn collega’s altijd direct kennis van de toestand en belasting van het archief. Vanwege de snelle gegevensgroei staat er al een uitbreiding van het systeem gepland. Het project was een doorslaand succes: manroland Goss web systems kon de hardware- en softwarekosten met 90 procent terugdringen en won fors aan flexibiliteit.

Oplossing

Silent Brick Drive
Silent Brick WORM

Branche

Industrie/machinebouw

Applicaties

CLARC CONTENT SERVER FOR SAP

IT-partner

CTO Balzuweit GmbH