In 5 stappen van papier naar digitaal archief

Onlangs in het nieuws: ‘Een medewerker van de gemeente Tiel heeft bij vergissing het hele bouwarchief van de gemeente van 1945 tot 2010 vernietigd. Dit gebeurde nadat alle bestanden waren gedigitaliseerd.’ Gedigitaliseerd, dus wat is het probleem, zou je zeggen. Het probleem is dat de scans in zwart-wit zijn gemaakt, dus alle kleuren op de oorspronkelijke tekening zijn voorgoed verdwenen. Hoe doe je het wél goed? En waar moet je op letten bij het digitaliseren van een papieren archief? In vijf stappen laten we zien hoe dit proces goed en veilig werkt.

Stap 1. Maak een goede scan.

Bekijk de informatie op het papier. Is een kleurenscan nodig? Rode of groene lijnen in een bouwdossier staan er niet voor niets. Neem alle informatie mee die noodzakelijk is.

Stap 2. Controleer de scan.

Is de scan van een goede kwaliteit en is ie compleet? Het gebeurt regelmatig dat de kwaliteit niet voldoende is. Controle is mensenwerk en kost tijd en geld, maar is cruciaal.

Stap 3. Voeg metadata toe en indexeer.

Zoals je op een kast of hangmap aangeeft wat er in zit, zo doe je dat ook met een digitaal document. En om ervoor te zorgen dat je het later makkelijk terugvindt, is het belangrijk om het te indexeren.

Stap 4. Sla de informatie goed en veilig op.

Overweeg hoeveel opslagruimte nodig is. En: hoe lang moeten de gegevens bewaard worden? Welke hardware heb ik daarvoor nodig? Denk ook kostenefficiënt en kijk vooruit.

Stap 5. Controleer regelmatig het digitale archief.

Een stap die helaas vaak wordt overgeslagen. Er is hardware die dat automatisch doet, maar het moet wel gewaarborgd worden. Standaard bestandsformaten kunnen wijzigen en bovendien moet de data wel benaderbaar blijven.

Een extra tip: het is een goed idee om het stappenplan als één geheel aan te vliegen. Wij kunnen het gehele proces samen met betrouwbare partners uitvoeren. Of je het papier daarna daadwerkelijk door de versnipperaar kan halen? Daar is veel discussie over. Papier opslaan kost geld en (geconditioneerde) ruimte. Anderzijds: over een paar honderd jaar is het papier onbruikbaar geworden. Een reden te meer om nu te digitaliseren. Maar dan wel goed.