Alle overheidsgegevens worden straks ingezameld door de Regionaal Historische Centra, die gebruik maken van relatief kleine e-depots. Deze gegevens worden dan verder verzonden naar het grote e-depot van het Nationaal Archief. Daar zijn we in Nederland inmiddels zo’n vijf jaar mee bezig, maar de technische ontwikkeling loopt wat achter. Wat is er aan de hand?

 Nationaal erfgoed

Na lang nadenken is er inmiddels grotendeels overeenstemming over de te gebruiken bestandsformaten, datastructuur en de metadata. Want ook over dertig jaar of langer moet de opgeslagen data nog te herkennen zijn. Het gaat hier om bouwvergunningen, bouwschetsen en allerlei andere historisch belangrijke documenten en data. Alles wat door de overheid bewaard wordt, maar ook door de semi-overheid en aangesloten instellingen als musea. Noem het ons nationaal erfgoed.

Het is een enorme klus, want de informatie moet niet alleen terug te halen zijn, maar moet ook begrijpbaar blijven. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een gebruikt apparaat dat niemand over honderd jaar nog kent. Dat betekent dat je ook beschrijvingen moet toevoegen om het apparaat over een eeuw te kunnen duiden. Ook de taal verandert en dat maakt het er niet eenvoudiger op. Er is goed over nagedacht welke bestandsformaten, zoals pdf, geschikt zijn voor langdurige opslag. Niettemin zijn ook hier nog stappen te maken.

Denken aan hardware

Maar. Opvallend is dat er nog niet of nauwelijks over de hardware is nagedacht, terwijl dat toch redelijk essentieel is. Prima dat wordt gediscussieerd over bestandsformaten en wat over honderd jaar nog begrijpbaar is. Maar belangrijk is ook om ervoor te zorgen dat al deze informatie überhaupt nog beschikbaar is over honderd jaar. Deze laatste cruciale stap wordt bij de opzet en opslag van e-depots wonderlijk genoeg vaak vergeten. Voor het bewaren van ons nationaal erfgoed moet deze laatste stap natuurlijk wel gezet worden.