Wat bedoel je met archiveren?

Eerlijk is eerlijk: vanuit het oogpunt van Comex heeft archiveren alles te maken met een goede en veilige storage van data. Maar die vlieger gaat niet voor iedereen op die met archivering te maken heeft. Archiveren heeft immers ook van alles te doen met data verzamelen en metadata toevoegen. Voor archivarissen die zich met name op deze aspecten richten, is het bewaren van die data veel minder een punt van aandacht.

Archiefvormer

En zo bestaan er dus verschillende manieren om de term ‘archivering’ in te vullen. Voor veel particuliere gebruikers zijn deze verschillende vormen samengevoegd: je verzamelt je foto’s, geeft aan wie er op staan en zorgt ervoor dat ze goed worden opgeslagen. In de professionele wereld zijn dit van oudsher al gescheiden taken en dat is nog steeds zo. De archiefvormer is degene die bekijkt om welke documenten het gaat en bij welk project ze horen, wat de bewaartijden zijn. Hij voegt metadata toe: waar heeft het document betrekking op? Alle stukken worden geclassificeerd. Terecht dat deze archiefvormer zegt dat hij met archivering bezig is en in de huidige tijden met digitale data is dat niet anders.

Archiefbewaarder

Aan de andere kant staat de archiefbewaarder, die het archief beheert en bewaart. Traditioneel was dit de man met de sleutel van de archiefruimte, die precies wist in welke la of kast het benodigde archiefstuk lag. De archiefbewaarder heeft niets te maken met de inhoud van documenten, hij hoeft niet te weten wat er in een bouwakte staat. Alleen wat de bewaartijd is en waar het opgeborgen is.

Scheiding. Of liever niet?

Deze traditionele scheiding vind je nog altijd in de taakverdeling terug, ook in onze tijd met digitale archieven. De archiefbewaarder moet ervoor zorgen dat de data goed en veilig zijn opgeslagen, de archiefvormer is daar veel minder mee bezig. Ons advies: maak de scheiding niet te strikt. Een archiefvormer heeft er immers ook belang bij dat zijn werk goed bewaard wordt en dat de metadata zinvol benaderbaar zijn. De data moeten veilig zijn opgeborgen en de archiefvormer of een andere gebruiker moet het eenvoudig terug kunnen vinden. Het is geen goed idee om de inhoud en infrastructuur zo strikt te scheiden. Want andersom is het voor de archiefbewaarder ook belangrijk om te weten wat de eisen zijn van de archiefvormer. Alleen dan kunnen de archiefdata op de juiste wijze worden opgeslagen.

Het hele plaatje

Het is voor ons goed om met beide disciplines aan tafel te zitten, om te bepalen wat de beste manier is om archiefdata op te slaan. En daarbij gaat het om het vormen én bewaren van het archief. Zij moeten immers samen optrekken om het optimale resultaat te behalen. Daarna kijken wij met alle plezier mee welke storage-oplossing het beste voldoet.