Zombienertsen, of welke informatie moet je bewaren?

Organisaties en bedrijven krijgen er in toenemende mate mee te maken: ze verzamelen gewild of ongewild steeds meer data via steeds meer kanalen. De vraag is in welke mate al die data bewaard moet worden. Moet je elk sms’je bewaren? En hoe zit dat met Teams-vergaderingen?

Vorig jaar werd bij een nertsenfokkerij in Denemarken een mutatie van het coronavirus ontdekt. De Deense overheid nam geen halve maatregelen en ruimde de complete nationale nertsenpopulatie op, zo’n 17 miljoen dieren. De nertsen werden begraven, maar niet diep genoeg. Door opstijgende gassen die tijdens de ontbinding ontstaan kwamen de dieren weer boven en dat leverde al snel de term ‘zombienertsen’ op. Daarna werden ze opgegraven en verbrand, maar een rel van jewelste was geboren. Niet alleen vanwege de hele gang van zaken, maar ook omdat een complete industrie de nek was omgedraaid. Een industrie waar Denemarken tot dat moment wereldleider in was. De politieke oppositie en de pers wilden de onderste steen boven hebben, maar toen ontstond een nieuwe rel. Niet alle communicatie tussen de premier en betrokkenen bleek bewaard. Vanwege ‘veiligheidsredenen’ werden de sms’jes van de premier na dertig dagen automatisch gewist.

Wat is overheidscommunicatie?

Als het gaat om het bewaren van data, brengt het geval van de zombienertsen een aantal vragen naar voren. Wat hoort bij overheidscommunicatie? Wat zijn documenten die belangrijk zijn en moeten bewaard worden? Dit geldt niet alleen in de politiek trouwens! Het is belangrijk om een classificatie te maken van berichten en communicatiemiddelen. Welk sms’je is belangrijk genoeg om te bewaren? Dat geldt ook voor de zakelijke wereld, denk aan fiscale zaken. Als een bedrijf zijn directe concurrenten een bericht stuurt met het voorstel de prijs van een product met 10 procent te verhogen, dan heeft dat fiscale gevolgen.

Veel kanalen

Er zijn tegenwoordig veel verschillende communicatiekanalen. Vroeger hadden we alleen brieven en dat maakte de zaak wel overzichtelijk. Maar toen kwam de fax en e-mail. Zelfs nu nog wordt over e-mail gediscussieerd: hoort het bij zakelijke communicatie of niet? Is er een bewaarplicht en zo ja, hoe lang? Intussen communiceren we ook via WhatsApp, sms, allerlei messenger-diensten. En denk ook aan zakelijke conferenties via Teams. Moet je daarvan een opname maken en bewaren? In principe: als er over financiële zaken wordt gesproken, moet je dat inderdaad bewaren. Maar wie maakt de opname?

Classificatie is nodig

Al deze nieuwe communicatiemiddelen moeten geclassificeerd worden en we moeten vaststellen welke berichten bewaard moeten worden. Dat vraagt om een flexibele strategie en opslagmethode, want de digitale wereld ontwikkelt zich razendsnel. Alleen op die manier kunnen we verschillende data juist classificeren en bewaren. Een zakelijke sms moet je, net als alle andere zakelijke communicatie, zeven jaar bewaren, zeker als zo’n bericht fiscale relevantie heeft. En de meeste zakelijke communicatie gebeurt via e-mail. Maar wie bewaart e-mails zeven jaar? De regelgeving op dit gebied loopt achter. En zo kunnen we op den duur allemaal met een spreekwoordelijke zombienerts geconfronteerd worden.