Zorg voor een goede bewaarplaats!

Het is niet de taak van de archiefvormer en/of -bewaarder om ervoor te zorgen wáár of waarop informatie bewaard wordt. Toen we nog analoog werkten, zorgde een architect voor een goede archiefruimte. In het digitale tijdperk is dat een IT-architect, die ervoor moet zorgen dat er een goede bewaarplaats is voor het archief. Dat moet natuurlijk wel iemand met verstand van zaken zijn: naast de IT-architect is de systeembeheerder betrokken, die ervoor zorgt dat de boel in orde blijft.

Kopie nodig!

Een taak met veel verantwoordelijkheid. Het analoge archief moest bijvoorbeeld vrij van weersinvloeden zijn, het digitale archief moet daarnaast ook bestendig zijn tegen andere verstoringen van buitenaf zoals uitval van externe infrastructuur. Daarnaast moet het veilig zijn, de voordeur moet niet zomaar letterlijk en figuurlijk opengaan. In het digitale archief moet de systeembeheerder zorgen voor een goede digitale sleutel voor de digitale deur. Maar vooral ook de bewaarplaats zelf moet aan de eisen voldoen. Waar een analoge archiefruimte van hardware zoals een airco is voorzien om de archiefstukken in goede conditie te houden, is ook bij digitale archieven speciale hardware nodig om de digitale archiefstukken in de gewenste staat te bewaren. Je wilt immers verzekerd zijn dat geen schade aan de stukken ontstaat of deze zelfs geheel verloren gaan. Silent Bricks zijn speciaal hiervoor ontwikkeld en bieden de hardware om digitale archiefstukken over zeer lange termijnen te bewaren. Het is tevens aan te raden, zowel voor analoge als voor digitale archieven, een kopie van het archief op een andere plaats te bewaren. Zelfs als het datacenter niet zo veilig blijkt te zijn als gedacht, of er vindt een calamiteit plaats, ben je zo altijd verzekerd van een kopie. Het is een voordeel van de digitale tijd; in de analoge tijd was een kopie archief vaak niet voorhanden om de simpele reden dat dat ondoenlijk was. Dat gaat nu een stuk eenvoudiger, maar dan moet je het wel goed doen.

Wees je bewust van een goede plaats!

Waar het dus om gaat: wees je ervan bewust dat het digitale archief een goede bewaarplaats nodig heeft. Sla je kostbare gegevens niet zomaar ergens op en vertrouw er niet blindelings op dat de bewaarplaats goed is, maar laat dit aspect van het digitale archief goed door IT-architecten en systeembeheerders plannen. Denk bijvoorbeeld aan OVH, een grote Europese cloudprovider met 30 datacenters door heel Europa. Kort geleden vielen vier datacenters uit door brand. Nu zul je denken dat een dergelijk bedrijf daar wel goed over nagedacht zou hebben en een hoge redundantie heeft met 30 datacenters. Maar de meest clouddiensten waren onbereikbaar en er zijn klantdata verloren gegaan. Ook bij grote organisaties gaat het dus wel eens mis. Bewustzijn op dit punt is daarom bepaald geen overbodige luxe.